SISTEM PENGARSIPAN PADA DIVISI UMUM KESEKRETARIATAN PT. PEMBANGKITAN JAWA BALI (PJB)

Proyek Akhir - 04-04-2017 10.34

SISTEM PENGARSIPAN PADA DIVISI UMUM KESEKRETARIATAN PT. PEMBANGKITAN JAWA BALI (PJB)
KANTOR PUSAT SURABAYA
Nama :  HENDRIYANI PUSPITA SARI
NIM : 09.39015.0009

Pengarsipan merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh suatu instansi/organisasi sehubungan  dengan  pentingnya  kegiatan  administrasi.  Tujuan  penulisan  laporan proyek  akhir  ini  adalah  untuk  mengetahui  penggolongan  dan  penanganan  arsip secara  manual  dan  komputerisasi  pada  PT.  Pembangkitan  Jawa  Bali.  Metode penulisan  yang  digunakan  dalam  menyusun  laporan  Proyek  akhir  adalah  Studi Observasi, Wawancara,  Studi  Literatur  dan  Konsultasi.  Data  kearsipan  pada  PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) berupa Surat Keputusan Direksi, Surat Perjanjian, Transaksi,    Training  dan  Tunjangan  Kesehatan.  Proses  penggolongan  arsip  PT. Pembangkitan  Jawa  Bali  digolongkan  menjadi  3  (tiga)  yaitu  berdasarkan fisik, fungsi dan tingkat perkembangan/pembuatan. Sistem pengarsipan yang terdapat di PT.  Pembangkitan  Jawa  Bali  (PJB)  ada  2  (dua)  yaitu  sistem  pengarsipan  secara manual  dan  sistem  pengarsipan  secara  komputerisasi.  Proses  pengarsipan secara manual  yang digunakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua)  yaitu sistem alfanumerik dan sistem kode masalah. Sistem alfanumerik adalah penataan arsip berdasarkan  kombinasi  huruf  dan  angka,  sedangkan  sistem  kode  masalah adalah  penataan  arsip  yang  ditata  sesuai  dengan  permasalahan yang terkandung dalam isi arsip tersebut. Sedangkan pengarsipan secara komputerisasi PT. Pembangkitan  Jawa  Bali  menggunakan software  canofile.  Pengarsipan  dengan software  canofile  dapat  mempermudah  dalam  hal  menyimpan,  mengindex  dan pencarian arsip.
Berdasarkan  hasil  proyek  akhir  yang  dilakukan  maka  dapat  disimpulkan  bahwa proses kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sudah berjalan dengan lancar dan  sesuai  dengan  kondisi  dan  teori  yang  ada,  yaitu  dilakukan  melalui  beberapa proses pengelompokan, pemrosesan, penyerahan arsip dan penataan arsip.